Konferenzräume

Das hängt davon ab, wie der Raum genutzt werden soll. Ein kleiner Besprechungsraum stellt andere Anforderungen als ein großer Boardroom oder teilbarer Konferenzbereich. Gemeinsam definieren wir zunächst die Nutzungsszenarien und entwickeln daraus die passende technische Lösung – statt einfach möglichst viele Geräte in einem Raum zu installieren.

Ja. Konferenzräume können für unterschiedliche Videokonferenzplattformen konzipiert werden. Dabei kann sowohl ein fest installiertes Raumsystem als auch eine BYOD-Lösung umgesetzt werden. Welche Variante sinnvoll ist, hängt unter anderem von Ihrer bestehenden IT- und Kommunikationsumgebung ab.

BYOD steht für „Bring Your Own Device“. Mitarbeiter oder Gäste bringen beispielsweise ihr eigenes Notebook mit und verbinden es mit der Medientechnik des Konferenzraums. Bildschirm, Kamera, Mikrofone und Lautsprecher des Raumes können anschließend für Präsentationen oder Videokonferenzen genutzt werden.

Ja, sofern der Konferenzraum entsprechend ausgestattet wurde. Über eine USB-C-Verbindung können je nach System beispielsweise Bild, Ton, USB-Geräte und Netzwerk übertragen werden. Gleichzeitig kann das Notebook über dasselbe Kabel mit Strom versorgt werden. Dadurch lässt sich der Verkabelungsaufwand auf dem Konferenztisch deutlich reduzieren.

Ja. Mit entsprechenden Präsentationssystemen lassen sich Inhalte von Notebooks, Tablets oder anderen Endgeräten drahtlos auf dem Display darstellen. Je nach System sind zusätzliche Funktionen wie mehrere gleichzeitig dargestellte Teilnehmer oder die Integration in Videokonferenzen möglich.

Das hängt vom eingesetzten System ab. Moderne Präsentationslösungen können so geplant werden, dass Gäste möglichst unkompliziert Inhalte teilen können. Bei der Auswahl berücksichtigen wir neben dem Funktionsumfang deshalb auch Bedienbarkeit, IT-Sicherheit und die Anforderungen Ihrer IT-Abteilung.

Mit einer entsprechend geplanten BYOD-Lösung ist das möglich. Der Gast verbindet sein Notebook mit der Konferenzraumtechnik und kann seine gewohnte Videokonferenzplattform verwenden. Kamera, Mikrofone, Lautsprecher und Display des Raumes stehen anschließend für die Besprechung zur Verfügung.

Die passende Displaygröße hängt unter anderem von Raumgröße, Sitzabständen und den dargestellten Inhalten ab. Für Präsentationen mit Tabellen, Zeichnungen oder detaillierten Inhalten gelten andere Anforderungen als für reine Videokonferenzen. Deshalb betrachten wir nicht nur die Zollgröße, sondern den gesamten Raum und die tatsächliche Nutzung.

Bei Videokonferenzen kann eine Lösung mit zwei Displays sinnvoll sein. Beispielsweise können auf einem Bildschirm die zugeschalteten Teilnehmer und auf dem zweiten die Präsentationsinhalte dargestellt werden. Ob ein oder zwei Displays die bessere Lösung darstellen, hängt vom Nutzungskonzept des Raumes ab.

Ja. Interaktive Displays ermöglichen beispielsweise das Arbeiten an digitalen Whiteboards, das Kommentieren von Inhalten oder die gemeinsame Bearbeitung von Präsentationen. Besonders in Besprechungs-, Schulungs- und Workshopräumen können solche Funktionen die Zusammenarbeit unterstützen.

Die Auswahl hängt stark von Raumgröße und Sitzordnung ab. In kleineren Räumen kann eine Weitwinkelkamera ausreichend sein, während größere Konferenzräume häufig von PTZ-Kameras oder mehreren Kamerapositionen profitieren. Wichtig ist, dass Teilnehmer möglichst natürlich dargestellt werden und die Kamera zur jeweiligen Raumsituation passt.

Ja. Moderne Konferenzsysteme können Funktionen wie Speaker Tracking oder automatische Bildausschnitte unterstützen. Abhängig vom eingesetzten System kann die Kamera beispielsweise auf einen Sprecher reagieren oder mehrere Teilnehmer automatisch passend im Bild darstellen.

Eine gute Sprachübertragung beginnt mit der richtigen Mikrofonierung. Je nach Raum können Tisch-, Decken- oder Array-Mikrofone zum Einsatz kommen. Zusätzlich spielen Raumakustik, Signalverarbeitung und die Position der Lautsprecher eine wichtige Rolle.

In vielen Fällen ja. Beispielsweise können Deckenmikrofone eingesetzt werden, wodurch Mikrofone und Kabel auf dem Konferenztisch entfallen. Ob diese Lösung akustisch sinnvoll ist, hängt jedoch vom jeweiligen Raum ab. Deshalb betrachten wir Gestaltung und technische Funktion gemeinsam.

Hall, harte Oberflächen und große Glasflächen können die Sprachverständlichkeit erheblich beeinträchtigen. Eine hochwertige Konferenzanlage allein kann ungünstige Raumakustik nicht vollständig kompensieren. Deshalb berücksichtigen wir bei Bedarf auch akustische Maßnahmen und stimmen die Medientechnik darauf ab.

Ja. In größeren Räumen können mehrere Mikrofone oder Mikrofonbereiche miteinander kombiniert werden. Digitale Signalprozessoren übernehmen dabei beispielsweise Mischung, Signalbearbeitung und Echo-Unterdrückung.

Für Videokonferenzen kommen Verfahren zur akustischen Echounterdrückung, häufig als AEC bezeichnet, zum Einsatz. Dabei wird verhindert, dass das Signal der entfernten Gesprächspartner über die Raumlautsprecher und Mikrofone wieder zurück in die Videokonferenz übertragen wird. Eine professionelle Einrichtung dieser Signalwege ist entscheidend für eine natürliche Kommunikation.

Nein – genau das sollte bei einem gut geplanten Konferenzraum nicht notwendig sein. Häufig benötigte Funktionen können über ein Touchpanel oder eine übersichtliche Bedienoberfläche bereitgestellt werden. Der Anwender soll eine Besprechung starten können, ohne sich mit der dahinterliegenden Technik beschäftigen zu müssen.

Ja. Je nach System können beispielsweise Displays, Projektoren, Kameras, Lautstärke, Quellen, Videokonferenzen und weitere Raumfunktionen zentral gesteuert werden. Auch Beleuchtung, Beschattung oder andere Gebäudefunktionen können bei entsprechender Schnittstelle integriert werden.

Ja. Automatisierte Abläufe können die Bedienung erheblich vereinfachen. Beispielsweise kann mit einem Tastendruck die Besprechung gestartet, das Display eingeschaltet, die richtige Quelle gewählt und die Raumtechnik vorbereitet werden.

Ja. Für unterschiedliche Anwendungen können Szenarien oder Presets hinterlegt werden. So lassen sich beispielsweise Einstellungen für „Videokonferenz“, „Präsentation“, „Workshop“ oder „Schulung“ vorbereiten und mit wenigen Bedienvorgängen aufrufen.

Ja. Bei teilbaren Räumen kann die Medientechnik so geplant werden, dass unterschiedliche Raumkonfigurationen berücksichtigt werden. Abhängig von der Trennwandstellung können beispielsweise Displays, Mikrofone, Lautsprecher und Steuerung automatisch den jeweiligen Raumbereichen zugeordnet werden.

Ja. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Besprechungsräumen oder Standorten ist eine Standardisierung sinnvoll. Bedienkonzept, Geräteklassen, Schnittstellen und technische Standards können vereinheitlicht werden. Dadurch finden sich Mitarbeiter in unterschiedlichen Räumen schneller zurecht und auch Support und Wartung werden vereinfacht.

Ja. Eine Modernisierung bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche vorhandenen Komponenten ersetzt werden müssen. Wir prüfen die bestehende Technik und bewerten, welche Geräte weiterhin sinnvoll eingesetzt und welche Komponenten erneuert werden sollten.

Grundsätzlich ja, sofern die vorhandenen Komponenten technisch geeignet und mit dem neuen System kompatibel sind. Vorhandene Investitionen berücksichtigen wir deshalb bereits während der Bestandsaufnahme.

Das Netzwerk spielt eine zunehmend wichtige Rolle. Präsentationssysteme, Videokonferenztechnik, Steuerungen sowie Audio- und Videosysteme können teilweise über die bestehende Netzwerkinfrastruktur kommunizieren. Deshalb stimmen wir entsprechende Anforderungen bei Bedarf frühzeitig mit Ihrer IT-Abteilung ab.

Ja. Mit AV-over-IP-Technologien können Audio- und Videosignale über geeignete Netzwerkinfrastrukturen übertragen und verteilt werden. Das kann insbesondere bei größeren Gebäuden, mehreren Räumen oder flexibel nutzbaren Konferenzbereichen Vorteile bieten.

Moderne Medientechnik ist zunehmend Bestandteil der IT-Infrastruktur. Deshalb berücksichtigen wir Themen wie Netzwerksegmentierung, Benutzerrechte, Firmwarestände und Remote-Zugriffe bereits bei der Planung. Die konkrete Umsetzung stimmen wir bei Bedarf mit der zuständigen IT-Abteilung ab.

Je nach eingesetztem System ist eine zentrale Überwachung möglich. So können beispielsweise Gerätestatus oder bestimmte Fehlermeldungen zentral erfasst werden. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Konferenzräumen kann dadurch der technische Support vereinfacht werden.

Bei entsprechend vorbereiteten Systemen können bestimmte Fehleranalysen und Servicearbeiten aus der Ferne durchgeführt werden. Dadurch lassen sich Probleme teilweise lösen, ohne dass unmittelbar ein Techniker vor Ort sein muss.

Bereits bei der Planung achten wir auf einen möglichst zuverlässigen und servicefreundlichen Aufbau. Darüber hinaus können individuell vereinbarte Serviceleistungen, Help Desk, Remote-Support oder Vor-Ort-Service die Verfügbarkeit der Konferenzraumtechnik unterstützen.

Ja. Neben der Installation kann SLS auch die weitere technische Betreuung übernehmen. Je nach vereinbartem Leistungsumfang können beispielsweise Help Desk, Remote-Support, Firmware- und Softwarepflege, Gerätereinigung, Ersatzgeräte, Ersatzteilmanagement und Vor-Ort-Service Bestandteil eines Managed-Service-Konzepts sein.

Ja. Konferenzraumlösungen können standortübergreifend geplant und nach gemeinsamen Standards umgesetzt werden. Das erleichtert nicht nur die Nutzung durch Mitarbeiter, sondern auch Administration, Dokumentation und technischen Support.

Ja. Wir können ein Projekt von der Analyse der Anforderungen über Planung und Angebot bis zur Installation, Programmierung und Inbetriebnahme begleiten. Dabei berücksichtigen wir neben der Medientechnik auch Schnittstellen zu IT, Elektro, Möbelbau und weiteren beteiligten Gewerken.

Ja. Eine moderne Konferenzraumlösung berührt häufig mehrere Gewerke. Deshalb stimmen wir beispielsweise Netzwerk, Stromversorgung, Leitungswege, Möbelintegration und technische Schnittstellen mit den beteiligten Ansprechpartnern ab.

Möglichst früh. Werden Medientechnik, Netzwerk, Elektroplanung und Möbel erst kurz vor Fertigstellung betrachtet, können unnötige Kompromisse oder zusätzliche Kosten entstehen. Eine frühzeitige Planung ermöglicht es, Leitungswege, Anschlüsse, Displaypositionen, Kameraperspektiven und Bedienkonzepte von Beginn an zu berücksichtigen.

Am Anfang stehen Beratung und die Analyse Ihrer Anforderungen. Anschließend können auf Basis von Plänen, Zeichnungen und den vorhandenen Gegebenheiten eine Kostenschätzung und Fachplanung erfolgen. Darauf folgen Angebot, Beschaffung, Installation, Programmierung und Inbetriebnahme. Abschließend können Einweisung, Dokumentation und die weitere Betreuung der Anlage erfolgen.

Das lässt sich nicht sinnvoll anhand der Raumgröße allein beantworten. Displaygröße, Videokonferenzsystem, Kameratechnik, Mikrofonierung, Steuerung, BYOD-Funktionen und Installationsaufwand beeinflussen die Kosten erheblich. Deshalb entwickeln wir die technische Lösung anhand Ihrer Anforderungen und des vorgesehenen Budgets.

Ja. Bei einer vorausschauenden Planung können spätere Erweiterungen bereits berücksichtigt werden. So können beispielsweise zusätzliche Kameras, weitere Displays, neue Videokonferenzfunktionen oder eine zentrale Raumverwaltung später ergänzt werden.

Weil ein Konferenzraum nur so gut funktioniert wie das Zusammenspiel seiner Komponenten. Ein hochwertiges Display hilft wenig, wenn Teilnehmer schlecht verstanden werden, die Kamera ungünstig positioniert ist oder niemand weiß, wie die Besprechung gestartet wird.

Unser Ziel ist deshalb nicht, möglichst viel Technik in einem Raum unterzubringen. Unser Ziel ist ein Konferenzraum, in dem die Technik im entscheidenden Moment einfach funktioniert.